PRESUPUESTO BASE CERO
Que es el prepuesto base cero?
El presupuesto base cero es la forma de realizar la
planeación y proyección de todos los gastos y
costos necesarios en los que incurre cada área de la empresa,
para cumplir cada uno de los objetivos propuestos por la misma, todo
esto agrupándolo por "paquetes de decisión", analizando
todos los procesos y así seleccionar alternativas para mejorarlos.
proceso del presupuesto base cero:
1.
identificar y analizar cada uno de los procesos que
se realizan en la empresa y así agruparlos en "paquetes
de decisión".
2. evaluar
y categorizar todos los paquetes de decisión por medio del estudio costo-
beneficio.
3. asignar los
recursos conforme a los dos puntos anteriores.
Que
es un paquete de decisión:
Los paquetes de decisión se clasifican jerárquicamente según su
importancia:
1.
evaluarla y jerarquizarla con relación a otras actividades que compiten
por los mismos o similares recursos y limitarlos
2. decidir si se
aprobara o no
Clasificación
de los paquetes decisión:
1.
de eliminación mutua, o sean aquellos
se presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose
la mejor y excluyendo los paquetes.
2. De incremento son
aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo.
¿Para
que sirve?
Es un método de presupuestación que trata de revaluar cada año todos los
programas y gastos de una organización. En este método deben ser justificados
todos los gastos para cada nuevo periodo y por cada unidad de la organización;
al contrario de sólo explicar las cantidades requeridas como un simple
incremento de los importes presentados en periodos anteriores.
Responde a las siguientes preguntas:
* ¿Por qué debe gastarse?
* ¿La forma elegida es la mejor?
Consiste en identificar actividades organizacionales y clasificarlas
mediante análisis y evaluación del costo beneficio.
En consecuencia, este método puede ser aplicado a toda actividad,
función u operación donde sea posible determinar la relación costo-beneficio.
Ventajas:
- Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en necesidades y
beneficios para la organización.
- Evita que los costos salgan de control.
- Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para
mejorar sus operaciones.
- Incrementa la motivación del personal al brindarle mayor iniciativa y
responsabilidad en la toma de decisiones.
- Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la
organización.
- Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias-
Destierra la práctica, bastante usual, de inflar los presupuestos
pensando que luego serán recortados, cubriendo así a los administrativos.
Desventajas:
- Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de
decisión. Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo.
- Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.
- Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero
debe ser entendido por los administradores a varios niveles en la organización.
- Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar,
defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y en la
organización.
2. ¿Cómo se elabora?
Para instrumentar el Presupuesto Base Cero es necesario:
1. Establecimiento de un sistema de costeo estándar:
- Determinar la cartera de la empresa.
- Establecer los procesos de la organización.
- Dividir la empresa en unidades de decisión (centros de costos). Esta
división deberá ser conforme a los procesos de la empresa. Es un paso muy
importante ya que de ella dependerá la optimización del trabajo para revaluar
anualmente todos los programas y gastos
- Formular los paquetes de decisión para cada centro de costos:
a) Identificar actividades por unidad de decisión, incluyendo su costo
(considerando insumos y recursos humanos, financieros y materiales).
b) Analizar los planes para el siguiente año, ayudándose de las
suposiciones formales emitidas por la alta gerencia.
c) Preparar los paquetes de decisión, basándose en: Niveles de actividad
esperados, aumentos estimados en gastos operativos y lista de actividades
vigentes, nuevas y por eliminar.
2. Determinación de los beneficios esperados:
- Beneficios del primer año de operación (por proceso y por actividad).
- Tarifas de los servicios para
cada mercado a atacar.
- Volúmenes de operación de cada mercado y servicio.
3. Priorización de los paquetes de
decisión:
Clasificar los paquetes en función de su mayor grado de beneficio a la
empresa, con el objeto de facilitar la colocación eficiente de los fondos en
las unidades más promisorias. La jerarquización inicial debe hacerse a nivel
básico o de centro de costos, con objeto de que cada gerente de unidad evalúe
la importancia de sus propias actividades y categorice sus paquetes conforme a
ella. Posteriormente, el administrador de siguiente nivel conjuntamente con el
gerente departamental, revisa y estudia la clasificación y la utiliza como guía
para elaborar un consolidado organizacional.
· incidencia con las
normas internacionales de información financiera:
Este presupuesto no tendrá
mayores cambios con la norma internacional ya que al ser un presupuesto tan
detallado y que analiza los procesos de la empresa, va a adaptarse fácilmente a
la norma.
PRESUPUESTO MAESTRO
El presupuesto maestro, es el documento que
plantea y contiene todos los planes y proyectos corporativos en el corto y
mediano plazo. De su correcta determinación, ejecución y control, dependerá la
realización de inversiones, planes de crecimiento, posicionamiento de marca, desarrollo
de segmentos de mercado específicos y el futuro inmediato de la organización.
Es el documento de
planeación estratégica por excelencia, porque permite al negocio orientarse
hacia el logro de las metas trazadas, aporta los elementos y argumentos necesarios
para anticiparse a los riesgos o definir el fin de los recursos excedentes.
Otro aspecto no menos relevante del presupuesto, es que funge como un documento
de control, permitiendo el establecimiento de límites de gastos y la
implementación de indicadores de evaluación.
Desarrollo de los presupuestos.
La realización del presupuesto
maestro, demanda la participación de todas las áreas de la empresa, integrando
cada una de ellas a lo que se conoce usualmente como equipo presupuestal. La
integración de este equipo al desarrollo del documento, es completamente
necesaria. En algunas compañías que elaboran presupuestos, se responsabiliza de
su elaboración al departamento contable o de finanzas, situación por demás
inapropiada, considerando que el presupuesto requiere de información clave que
particularmente cada responsable de área conoce y debe proyectar para la
correcta determinación del presupuesto.
El desarrollo de todo
el proceso presupuestal, emana de las proyecciones que el área de ventas
genera, razón por lo cual debe ser minucioso y apegado completamente al entorno
del mercado, considerando tanto incrementos a los precios como los aumentos o
disminuciones que se tienen proyectadas de cada una de las líneas del negocio.
Una vez culminado el presupuesto de ventas, los departamentos de producción,
compras, suministros, recursos humanos y área financiera, estarán en
posibilidad de estimar lo concerniente a cada una de ellas.
Como se realiza un
presupuesto maestro
El proceso de elaboración requiere de varios pasos necesarios que no se
deben desestimar y mucho menos omitir, siendo de manera general los siguientes:
1) Determinación del equipo presupuestal. Lo más
conveniente para elaborar un presupuesto confiable y altamente verídico, es
involucrar en su determinación la participación directa y compromiso formal de
todas las áreas que encabezan la empresa. No cayendo en el común error de
asignar su determinación al área contable y financiera.
2)
Identificar los factores críticos del presupuesto base. Los factores clave que conforman el
presupuesto maestro están referidos a dos aspectos esenciales; el volumen de
ventas y producción y los ingresos y costos estimados por venta y por
manufactura de productos.
3) Recolección y consolidación
de la información. Esta es la fase más intensa del proceso, porque de
una manera coordinada, verídica y oportuna, deberá ser consolidada la
información de cada una de las áreas y departamentos. En esta fase se deben
considerar datos estadísticos, análisis de la competencia, entorno económico y
cualquier otro factor interno o externo que pueda impactar en la correcta
determinación de las cifras.
4) Elaboración del presupuesto maestro. Una
vez recolectada la información de todas las áreas, corresponde generalmente a
propio departamento de presupuestos su estructuración formal previa a la
presentación. En esta etapa del presupuesto, deberán determinarse entre otros
reportes; el Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo
proyectado y todos los reportes complementarios necesarios para una correcta
interpretación.
5) Análisis y aprobación del presupuesto. Concluida
la determinación de los estados financieros básicos, estos deberán someterse a
la aprobación de la alta gerencia o consejo de administración. En caso de no
existir observaciones se dará por aprobado, o en su defecto deberá procederse a
su ajuste y corrección, que puede incluir decisiones y cambios drásticos en los
conceptos presentados.
La terminación del mismo, solo valida y representa una primera etapa de
su efectividad, porque a partir de su aprobación oficial, se inicia la etapa de
control del mismo, que dependiendo de la estructura organizacional de la
corporación puede incluir entre otros aspectos:
·
Un riguroso proceso de pre aprobación de partidas, previas a la
ejecución del gasto respectivo.
·
Reuniones periódicas de todas las áreas responsables para la
justificación de las desviaciones presupuestales, incluyendo las partidas del
área de ventas, promoción y marketing.
·
Toma de decisiones inmediatas para lograr los objetivos institucionales,
financieros y económicos que fueron planteadas en la etapa inicial de
elaboración del presupuesto.
INCIDENCIA DE LAS NORMAS INTERNACIONALES EN EL PRESUPUESTO MAESTRO:
con las normas internacionales aplicadas al presupuesto maestro tendrá cambios relevantes.
FUENTES:
